Excelは多くのビジネスパーソンにとって欠かせないツールです。しかし、マウス操作ばかりでは作業スピードが遅くなりがちです。そこで、初心者でも簡単に覚えられるショートカットキーを活用して、作業効率を大幅にアップさせましょう！
この記事は、Excel初心者や効率的に作業を進めたいビジネスパーソンに向けた内容です。なお、この記事はWindows環境での操作を前提としています。
なぜショートカットキーを使うべきなのか？
作業スピードの向上
マウス操作を減らし、キーボードだけで完結することで、作業が驚くほど速くなります。ショートカットキーを使うことで、Excelでの作業工程を大幅に削減できます。
コピーをする際の工程
マウスの場合
- 右クリック
- カーソルをコピーの上に移動
- コピーをクリック
ショートカットキーの場合
- Ctrl + C を押す
マウスの3つの工程に対し、ショートカットキーなら1つの操作で完了。ショートカットキーを使うだけで、作業工程が3分の1になります。
集中力の維持
キーボード操作に慣れると、手の移動が少なくなり、集中して作業を進められます。マウスとキーボードを行き来する手間を減らすことで、1日に何百回と繰り返される無駄な動きを削減し、作業の効率がアップします。
仕事できるヤツ感が出る
ショートカットキーを使いこなせると、業務の効率化だけでなく、周りからの評価も上がります。職場で「入力が早い」「何をしているのか見えないくらい速い」といった声が聞こえてくるかもしれません。
ただし、ショートカットキーを使うだけでは「できる人感」止まりです。実力もしっかりつけていきましょう。
覚えておきたいExcelショートカットキー10選
Excelには200以上のショートカットキーがありますが、すべてを覚える必要はありません。今回は、私が実際に日常業務で頻繁に使っている10のショートカットキーを紹介します。これらのキーを活用して、業務効率を改善しましょう。
Ctrl + C / Ctrl + V （コピー＆ペースト）
- 使い方:
Ctrl + Cで選択したセルの内容をコピーし、Ctrl + Vで指定したセルに貼り付けます。 - 活用シーン: データの複製やリストの作成、売上データのコピーなど、あらゆる場面で使用。
Ctrl + Z / Ctrl + Y （元に戻す＆やり直し）
- 使い方:
Ctrl + Zで直前の操作を取り消し、Ctrl + Yで取り消し操作をやり直します。 - 活用シーン: 入力ミスの修正や、試行錯誤する分析作業に便利。
Ctrl + S （保存）
- 使い方: 作業中のブックをすぐに保存。
- 活用シーン: 頻繁な保存でデータ消失リスクを軽減。
Ctrl + A （すべて選択）
- 使い方: 現在のシートや選択範囲のすべてのセルを選択。
- 活用シーン: 表全体の書式変更やデータの削除時に役立つ。
Alt + = （自動合計）
- 使い方: 選択範囲の数値を自動的に合計し、SUM関数を挿入。
- 活用シーン: 売上や費用の集計に役立ち、集計作業をスピードアップ。
Ctrl + Arrow keys （データの端までジャンプ）
- 使い方:
Ctrlと矢印キーでデータの先頭や末尾まで瞬時に移動。 - 活用シーン: 大量データの確認や移動に便利。
Ctrl + Shift + L （フィルター設定）
- 使い方: 選択範囲にフィルターを設定。
- 活用シーン: 大量データから必要な情報を抽出。
F2 （セルの編集）
- 使い方: 選択中のセルを編集モードに切り替え。
- 活用シーン: 素早くセル内容を変更し、入力作業を効率化。
Ctrl + B / Ctrl + I / Ctrl + U （太字、斜体、下線）
- 使い方: テキストを太字、斜体、下線で装飾。
- 活用シーン: 重要な情報を視覚的に強調。
Ctrl + P （印刷）
- 使い方: 印刷画面を開き、設定を確認してから印刷。
- 活用シーン: 資料提出や会議前の印刷作業に。
ショートカットキーを使うときのコツ
ショートカットキーは、一度覚えてしまえば簡単に使いこなせる便利なツールです。しかし、最初はすべてのキーを覚えるのは難しいかもしれません。少しずつ日常の業務に取り入れ、繰り返し使うことで自然と身についていきます。まずは、よく使う基本のキーから始め、慣れてきたら新しいキーを取り入れていきましょう。また、ショートカットキーを覚える為に何度も繰り返し練習するしたり、ポストイットにメモしてPC周りに貼るなどして、いつでも目に入るようにしておくのも効果的です。
まとめ
Excelのショートカットキーを使いこなせるようになると、作業が驚くほどスムーズになります。今回ご紹介した10個のキーは、どれも日常業務ですぐに役立つものばかりです。Excelを使う機会が多い方は、ぜひこれらのショートカットを試してみてください。作業効率が上がり、仕事の時間を大幅に短縮できるはずです。日々の業務改善にお役立てください！
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